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先进的管理理念使得档案收集整理工作变得简单高效

1.1. 先进的管理理念使得档案收集整理工作变得简单高效

1) 首先,系统针对不同档案类型既可支持分散整理模式、也可支持集中整理模式,通过部门移交和跨全宗(单位)的移交实现数据审核和实体的移交管理;

2) 其次,在业务功能应用上采用文件生命周期理论,通过前端控制的方式对归档文件在形成之初就进行了控制和管理,系统通过对用户归档业务流程的定制,控制各业务部门的归档范围、统一整理规则、控制管理移交接收过程、明确归档责任,使得各业务部门和工程项目管理部门在文件的产生之前即可明确需要归档的内容和责任,真正实现同步建档、随办随归、前端控制,工程项目可通过分类表和归档模板实现多个参建单位的收集整理流程控制,并可在离线状态下实现控制管理

3) 第三,在档案的鉴定上吸收了“后保管模式”理论中 “宏观鉴定”的理念,具体体现在系统通过规范的分类表和归档模板实现保管期限的鉴定工作;

4) 利用先进的技术,实现了主题词自动标引、自动组卷分盒、自动编号、自定义多样的录入方式、列表状态下编辑、通过托拽实现位置调整、批量修改、批量挂接电子文件等自动化功能,大大提高了用户的易用性和体验程度。

1.2. 知识管理和服务的体现

1) 系统不仅可以管理传统的文书、科技、项目、设备、会计、实物、照片、音像等各类档案类型,而且可以管理各单位所需要的各种文件、资料和数据,可以将档案管理内容根据需要进行扩展;

2) 系统可将经验和知识嵌入或固化于系统中,使得系统通过积累知识,系统内置全文检索技术,可自动对电子文件识别建立全文检索索引库,也可集成其它成熟智能搜索系统,充分运用其智能化功能实现信息资源构造的知识化(如分类、聚类、自动摘要等技术),以及在应用系统设计中充分考虑从信息资源的关联性、知识性以及查询利用的角度去构造信息资源,不是事后从一堆无序资料中分析出知识;

3) 系统不仅可在网上通过预约实现传统的实体借阅管理,而且提供了跨年度、项目、档案门类以及跨全宗检索查询,可实现递进检索、相关文件检索,并可进行全文检索,照片档案缩略图现实、电子文件浏览下载、流媒体文件在线播放也是系统提供的功能;

4) 系统可通过自动的动态编研库以及静态编研库实现对档案信息的编研工作,并可定制网站的栏目,随时发布编研成果和开放档案数据;

5) 系统不仅实现了全宗内自定义的统计,而且实现了跨全宗的汇总统计。


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