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档案管理系统工作流程说明

1. 作流程

档案管理工作和流程是指在上述档案数据结构建立好的基础上完成的整合收集科学保管以及开发利用”工作。包括:各类档案的归档流程、档案的数据管理和辅助实体管理、鉴定和销毁流程、档案的搜索利用、档案汇总统计和编研、发布等内容。

档案管理的基本工作流程如下图所示:

档案管理系统工作流程说明

档案业务工作流程图

整个业务工作分为整合收集、科学保管和开发利用三部分。总体流程为首先进行数据的收集、整理和归档,之后对整理好并归档的数据进行科学保管,最后是提供开发利用。

系统以先进的管理理念,对档案管理人员工作量最大的整合收集工作提供最大限度的方便,通过大量自动化的功能实现各类档案的收集整理工作,将档案管理人员从繁重的工作中解脱出来,成为真正企业信息的管理者;同时通过数据库和内容管理平台提供强大的管理功能,使得电子档案数据以科学的方式得以安全、永久的存储和保管,而不需管理员操心;提供强大的智能搜索、编研工具和统计手段,为档案管理员将档案数据提炼转化为知识资源创造条件,为利用者提供了统一搜索平台对信息进行方便的查询和利用,同时辅助网站和信息发布提供主动和个性化的定制服务。以下将详细介绍各部分工作的具体内容:

(1) 整合收集

整合收集是整个业务流程的核心,主要面向各单位的兼职档案员和档案管理员,包含了归档文件从收集、整理、移交、接收、编目到最终审核归档的完整业务工作过程,可以分为以下部分:

数据收集

系统将提供自动捕获、批量导入、手工录入等各种方式的收集手段,主要包括:数据归档接口、数据导入、档案收集、离线收集功能。

数据归档接口可通过规范的接口总线实现其它应用系统中归档数据的动态收集、自动捕获元数据、电子文件内容,新产生的待归档文件进入系统后即触发流程,系统会自动提醒档案管理员进行处理;

数据导入可实现历史数据的批量导入功能,批量导入分为两部分:元数据和电子文件,其中由于历史数据所使用的业务系统不统一,数据格式和数据结构都不相同,因此我们这里主要支持:DBF、XML和EXCEL三种格式的数据导入,需要各原档案系统开发商将需导入的数据转换成上述标准格式,最终实现批量转换。针对历史数据和目前档案系统中数据结构存在不同的问题,系统会提供字段对应关系定义界面,用户可先定义好字段对应关系,然后再进行转换。至于电子文件,则可通过内容管理平台中提供的电子文件转换功能形成规范化电子文件格式存入系统,电子文件与元数据可自动通过元数据中的关联关系实现自动对应;

档案收集则提供简单、快捷的档案录入功能,系统提供了大量方便的录入手段:录入界面自定义、字段默认、自动生成、继承、选择、校验等,并可支持各类档案及电子文件录入。

离线收集则解决了海外和流动性企业档案收集的问题,而且系统会将档案业务规范导入离线收集软件,流动性公司也能按照统一的规范进行档案的收集整理工作。

数据整理

对收集到的待归档数据进行整理,使之成为符合归档要求的数据。本部分工作如果由档案管理员来做,则是集中整理方式;如果由各部门兼职档案管理员来完成,则为分散整理方式。

数据整理包括:收集整编和移交管理两部分内容。

系统可以通过“年度项目管理”控制归档责任和流程,实现分散整理、集中整理、混合整理三种整理模式,实现按年度归档、按项目归档、按阶段归档和随办随归,通过整理规则实现自动排序、自动组卷、自动编号等自动化整理工作。这些设置最终都会体现在“收集整编”功能中,并实现整理后的各项调整功能(拆卷、并卷、打散、卷内调整、案卷调整),可自动根据案卷或卷内文件计算调整案卷的总页数、份数、件数、起止件号、起止日期、保管期限等,做到案卷、卷内同步。

收集整编中的各项分类方法、目录设置方法、档号等整理规则都在标准设置中设置完成,并在年度项目管理中进行选择修改。同时需要辅助实体管理打印的各种目录表单可以通过WEB报表系统打印输出。

档案的移交管理可实现单位内归档部门向档案部门移交接收的业务流程,同时也可以实现全宗单位之间档案移交的流程。通过“移交申请-审核-接收/打回”流程实现归档文件或档案的移交、审核和接收工作。具体流程见后面的业务流程介绍。

接收后的档案可以在收集整编中进行归档,系统会自动审核是否符合归档要求,例如:元数据著录是否完整、是否经过整理编号、是否分类和鉴定了保管期限、是否符合归档顺序等。

收集整编中和移交接收的日志、电子文件规范化转换和版本控制的功能系统会通过内容管理平台在后台自动实现,对使用者来说在功能界面上根本感受不到,也不需要操心。日志记录具有凭证性,可随时检索打印。

系统能根据用户管理策略,制定针对不同档案、不同保管期限的档案存储的优化方案,协助用户对档案进行信息生命周期管理。

系统提供归档实时格式转换功能,也可以在归档后制定策略进行批量格式转换,同时也支持在档案利用过程中临时进行格式转换。

系统能提供档案的版本管理,追踪文档在档案业务管理过程中的改变,方便用户的查询。

(2) 科学保管

电子档案的科学保管通过系统提供强大的数据库和内容管理平台实现,完全由系统底层和后台完成,使用者根本不需要关心数据如何存储,只需要将数据放心存入系统即可。

系统支持任何格式的电子文件归档,可统一转化为规范格式。数据和电子文件都可以进行安全加密,保证数据的安全。针对系统规范化存储、永久性真实性保存、安全、容灾备份等方面的内容可参考本投标文件 “档案存档格式”、 “数据存储安全控制” 及“备份与恢复”部分。

数据管理

系统针对电子文件和实体目录提供“数据管理”功能实现对归档数据的统一管理,数据管理功能强大,并具有大量自动化检测的功能,例如可自动检测没有项目的案卷文件、自动检测没有电子文件的目录等。

辅助管理

针对档案实体,系统通过“辅助管理”提供了大量辅助管理的功能:库房管理、人员管理、设备管理、存放位置管理、档案保管状态管理、温湿度管理。

 

鉴定销毁和鉴定开放

针对过期的档案,系统会自动搜索并提示管理员,对其进行各项鉴定工作:开放鉴定、销毁鉴定,并对鉴定结果进行处理:网站发布、销毁或更改保管期限、密级。针对销毁的档案系统可实现标记销毁档案、保存销毁记录、自动生成销毁清册等功能。被销毁的数据应具有不可恢复性。针对鉴定销毁的审批流程可进行自定义流程、协同工作。

(3) 开发利用

开发利用是对归档的电子档案信息和扩展资源管理信息进行充分挖掘利用的工具。将提供档案管理员:档案统计、档案编研、档案网站信息发布、借阅管理的功能,充分实现对档案信息的挖掘和利用管理;同时系统将提供管理员和普通用户:统一信息检索、知识管理的功能,为用户提供简单、方便、快速且丰富的查询手段,对电子文件提供在线浏览、下载、借阅、订阅等多种利用手段,同时对电子文件进行在线、离线利用的各种安全控制和管理;知识管理则可充分利用档案库和扩展资源库进行知识加工提炼,提供各项知识服务。

档案统计

系统统计功能可以实现固定报表的统计(标准的年报等)和自定义报表的统计,可定制打印报表的维度、样式,利用所建所得的工具进行报表设计,实现对:馆藏量、年增量、利用情况、工作量和各类档案的专项分类统计。

统计报表可实现由下到上的汇总功能。

统计报表可以导入国家档案局档案统计系统的数据进行汇总,也可以将统计结果导出成国家档案局档案统计系统可接收的格式。

档案编研

系统提供档案管理员对档案的编研功能可实现动态和静态专题库管理,其中动态编研可根据条件实现自动聚类,支持档案在线编研,通过流程定制自定义编研流程。用户可以在系统中组建档案编研小组,通过网络协同工作,进行资料收集、编辑,并能将编研结果发布到企业门户上。

系统的智能搜索可提供丰富的获取手段,通过网页雷达可以设定条件范围,从企业外部(比如新闻网站等)进行情报的搜集工作。

系统针对已有的多媒体电子档案,能够按照用户的需求组织生成电子纪念册、电子相册和电子展室,并通过企业信息门户发布共享。

档案信息发布

可实现档案工作交流的平台,系统提供信息发布、栏目管理和设置、在线交流、编研成果发布、开放档案发布等功能。

 

信息搜索利用

使得所有用户在严格的权限控制下有效且高效地查询利用本人权限范围内的档案数据和扩展资源数据,包括条目信息和电子原文信息,从而实现档案数据的广泛利用。

档案的查询利用主要包含对档案信息的检索查询以及对查询到的档案信息进行利用操作两部分内容。

针对信息搜索,系统提供档案元数据查询以及全文搜索功能,实现对附件的全文检索,并能对常用检索途径进行优化,满足用户对查全率、查准率的要求。系统可实现自然语言搜索和相似性搜索等智能搜索支持对自动搜索到的全部信息进行智能分类,并可对设定的主题,将全部相关信息进行聚类;系统的自动分类和聚类功能可以以图形化展示,方便用户定位到关心的信息以及了解信息分类之间的关系。系统支持多媒体检索,保证对图形文件、音频文件和视频文件的信息获取和利用,详见“多媒体检索”。

针对搜索到的成果,可通过丰富多样的利用手段实现安全利用,可提供目录信息浏览、电子文件下载、实体借阅、电子借阅等利用方式。

针对数据访问的权限控制和档案信息的安全控制,可参考本文中“权限管理”和“系统安全方案”方面的章节。

借阅管理

借阅工作主要针对档案实体,提供档案管理员完成对实体借阅的管理。借阅管理包括:借阅申请、借阅管理、个人借阅、归还鉴定。

知识管理

通过统一搜索系统提供的自动分类、自动聚类、智能发现、自动摘要、自动关联推送等功能,帮助档案管理员在档案库和扩展资源库中提炼企业知识资源,提供“专家社区”、“学习培训”、“知识导航”、“企业竞争情报”等信息,为企业提供知识服务。


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